Facturen Beheren

Deze pagina legt uit hoe u facturen kunt beheren in Food Tracy. Facturen kunnen handmatig worden aangemaakt of automatisch worden gegenereerd vanuit orders.

Facturen Overzicht

Op de facturen pagina vindt u een overzicht van alle uw facturen. U kunt hier:

• Zoeken naar specifieke facturen
• Sorteren op verschillende kolommen
• Filteren op klant, status en datum
• Exporteren van alle factuurgegevens

Nieuwe Factuur Aanmaken

Om een nieuwe factuur handmatig aan te maken:

1. Ga naar Verkoop → Facturen
2. Klik op de Nieuw knop
3. Vul de factuurgegevens in
4. Voeg productregels toe
5. Klik op Opslaan

Verplichte Velden

• Klant: Selecteer een klant (verplicht)
• Datum: De factuurdatum (verplicht)

Optionele Velden

• Status: De status van de factuur (standaard: Concept)
• Notitie: Interne notitie die de klant niet ziet

Productregels Toevoegen

Om productregels toe te voegen aan een factuur:

1. Klik op Product toevoegen in het factuurformulier
2. Selecteer een product uit de lijst
3. Vul de hoeveelheid, prijs en BTW in
4. Klik op Toevoegen

Productregel Velden

• Product: Selecteer het gewenste product
• Hoeveelheid: Aantal stuks van het product
• Prijs: Prijs per stuk
• BTW %: BTW percentage voor dit product
• Productie Lot: Automatisch gekoppelde productie voor traceerbaarheid
• Order: Gekoppelde order (indien van toepassing)

Factuur Status

Facturen hebben verschillende statussen:

• Concept: Factuur is aangemaakt maar nog niet definitief
• Gereed: Factuur is klaar voor verzending
• Verzonden: Factuur is naar de klant verzonden
• Betaald: Factuur is door de klant betaald

U kunt de status wijzigen via het factuurformulier of via de acties in de facturenlijst.

Factuur Acties

Voor elke factuur kunt u verschillende acties uitvoeren:

• Bewerken: Wijzig factuurgegevens
• Verwijderen: Verwijder de factuur
• PDF downloaden: Download factuur als PDF bestand

Factuur Verwijderen

Om een factuur te verwijderen:

1. Klik op de drie puntjes naast de factuur in de lijst
2. Selecteer Verwijderen uit het dropdown menu
3. Bevestig de verwijdering in het dialoogvenster

Let op: Het verwijderen van een factuur kan niet ongedaan worden gemaakt. Als de factuur is gekoppeld aan orders, worden deze automatisch bijgewerkt.

Factuur van Orders Aanmaken

U kunt automatisch facturen aanmaken vanuit orders:

1. Ga naar Verkoop → Orders
2. Selecteer de gewenste orders met de checkboxes
3. Klik op Factuur aanmaken
4. Bevestig de actie in het dialoogvenster
5. U wordt doorgestuurd naar de nieuwe factuur

De orders worden automatisch gemarkeerd als “Gefactureerd” en de factuur bevat alle orderregels.

Facturen Exporteren

U kunt alle factuurgegevens exporteren naar een Excel bestand:

1. Ga naar Verkoop → Facturen
2. Klik op de Exporteren knop (naast de “Nieuw” knop)
3. Een Excel bestand met alle factuurgegevens wordt gedownload

De export bevat twee tabbladen:

• Een tabblad met de lijst van facturen en basisgegevens
• Een tabblad met alle factuurregels

Video demonstratie

Factuurgegevens Gebruiken

Facturen kunnen worden gebruikt in:

• Orders: Facturen worden automatisch gekoppeld aan orders
• Productie: Facturen zijn gekoppeld aan productielots voor traceerbaarheid
• Rapporten: Filter rapporten op specifieke facturen
• Klantbeheer: Overzicht van klantfacturen

Zoeken en Filteren

U kunt gemakkelijk facturen vinden door:

• Zoeken in de zoekbalk bovenaan de tabel
• Sorteren op kolommen door op de kolomkoppen te klikken
• Filteren op klant, status of datum
• Datum bereik filteren voor specifieke periodes

De tabel toont standaard de belangrijkste kolommen op desktop en verbergt enkele kolommen op mobiele apparaten voor een betere gebruikerservaring.

PDF Facturen

U kunt facturen als PDF downloaden:

1. Open een factuur voor bewerking
2. Klik op het Print icoon
3. De PDF wordt automatisch gedownload

De PDF bevat alle factuurgegevens inclusief klantinformatie en productregels.

Tips voor Factuurbeheer

• Gebruik consistente datums voor accurate boekhouding
• Controleer BTW percentages voor correcte berekeningen
• Houd notities bij voor interne communicatie
• Gebruik orders voor automatische factuurgeneratie
• Exporteer regelmatig voor backup en rapportage
• Controleer status voor betalingsopvolging